Nhiệm vụ, kỹ năng của Thư ký Tòa án trong vụ án dân sự, hành chính- Ôn thi tòa án 2018

I. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ TOÀ ÁN TRONG GIẢI QUYẾT VỤ ÁN DÂN SỰ, HÀNH CHÍNH

1.1. Vai trò, vị trí của Thư ký Toà án trong quá trình giải quyết vụ án dân sự, hành chính
– Thư ký Toà án là một chức danh tư pháp, được bổ nhiệm để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của thư ký theo sự phân công của Chánh án Toà án.
– Thư ký Toà án là người tiến hành tố tụng, do Chánh án Toà án phân công để giúp việc cho Thẩm phán và Hội đồng xét xử trong quá trình giải quyết vụ án. Do đó, trong quá trình tiến hành tố tụng, Thư ký Toà án phải tuân thủ các quy định của pháp luật tố tụng, sự điều hành của Thẩm phán và Hội đồng xét xử.
– Vụ án dân sự, hành chính được giải quyết theo quy trình tố tụng khép kín, từ khi người khởi kiện nộp đơn kiện cho đến khi Toà án giải quyết xong vụ án. Hầu hết các hoạt động tố tụng trong quá trình giải quyết vụ án dân sự, vụ án hành chính đều có sự tham gia của Thư ký Toà án. Có hoạt động tố tụng do Thẩm phán tiến hành với sự trợ giúp của Thư ký Toà án; có hoạt động tố tụng do Thư ký Toà án độc lập thực hiện. Hoạt động tố tụng của Thư ký Toà án góp phần vào kết quả giải quyết vụ án và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả giải quyết vụ án.
1.2. Nhiệm vụ của Thư ký Toà án trong quá trình giải quyết vụ án dân sự, hành chính
Nhiệm vụ của Thư ký Toà án trong vụ án dân sự, vụ án hành chính được quy định tại Điều 43 của Bộ luật tố tụng dân sự và Điều 38 của Luật tố tụng hành chính; bao gồm:
1. Chuẩn bị các công tác nghiệp vụ cần thiết trước khi khai mạc phiên toà.
2. Phổ biến nội quy phiên toà.
3. Báo cáo với Hội đồng xét xử danh sách những người được triệu tập đến phiên toà.
4. Ghi biên bản phiên toà.
5. Thực hiện các hoạt động tố tụng khác theo quy định.
Nội dung các quy định tại Điều 43 Bộ luật tố tụng dân sự và Điều 38 Luật tố tụng hành chính như nêu trên mới chỉ quy định nhiệm vụ của Thư ký Toà án khi Toà án mở phiên toà để xét xử vụ án.
Tuy nhiên, căn cứ vào chức năng của Thư ký Toà án, các quy định của pháp luật tố tụng dân sự, hành chính và thực tiễn tố tụng, thì nhiệm vụ của Thư ký Toà án là thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo sự phân công của Chánh án Toà án, giúp Chánh án thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác xét xử, từ việc tiếp nhận, xử lý đơn khởi kiện, đơn yêu cầu, đơn khiếu nại, tố cáo, tiếp nhận, chuyển giao, bảo quản hồ sơ các vụ án, tống đạt giấy tờ, chuẩn bị các công tác bảo đảm cho việc mở các phiên toà, giúp việc cho Thẩm phán trong quá trình tiến hành tố tụng đối với vụ án, từ khi được Chánh án phân công tiến hành tố tụng đối với vụ án đó, tiến hành các hoạt động nghiệp vụ sau khi Toà án xét xử vụ án và các hoạt động nghiệp vụ khác.
Như vậy, nhiệm vụ của Thư ký Toà án là thực hiện các hoạt động nghiệp vụ hành chính – tư pháp theo sự phân công của Chánh án và tiến hành tố tụng với vai trò là người giúp việc cho Thẩm phán và Hội đồng xét xử trong giải quyết vụ án.
Với tư cách là người tiến hành tố tụng, Thư ký Toà án là người phải thực hiện nhiều hoạt động tố tụng, từ quá trình thu thập xác minh chứng cứ, xây dựng hồ sơ vụ án, hoà giải (đối với vụ án dân sự), chuẩn bị xét xử, làm thư ký phiên toà và thực hiện các thủ tục sau phiên toà.

II. KỸ NĂNG CỦA THƯ KÝ TOÀ ÁN TRONG GIẢI QUYẾT VỤ ÁN DÂN SỰ

Theo quy định của BLTTDS, quy trình giải quyết vụ án dân sự có thể được chia thành các giai đoạn thụ lý vụ án, hoà giải và chuẩn bị xét xử, xét xử vụ án tại phiên toà sơ thẩm và giải quyết vụ án theo thủ tục phúc thẩm. Kỹ năng tiến hành tố tụng của Thư ký Toà án cũng được nghiên cứu theo các giai đoạn tố tụng đó.
BLTTDS quy định trình tự thủ tục giải quyết các vụ việc về dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh – thương mại và lao động. Do đó, ngoài những kỹ năng chung trong giải quyết các vụ án dân sự, Thư ký Toà án phải nắm vững những yêu cầu mang tính đặc thù của các vụ án hôn nhân gia đình, kinh doanh – thương mại và lao động.
2.1. Tại Toà án cấp sơ thẩm
2.1.1. Kỹ năng của Thư ký Toà án trong thụ lý vụ án dân sự.
Thụ lý vụ án – với ý nghĩa là một giai đoạn tố tụng, bao gồm nhiều hoạt động tố tụng của Toà án và có thể được thực hiện bởi các bộ phận chức năng khác nhau, tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức và sự phân công của Chánh án Toà án. Dù bộ phận nào được giao đảm nhiệm công tác thụ lý, thì người thực hiện các công việc cụ thể cũng là Thư ký Toà án.
Những công việc mà Thư ký Toà án phải thực hiện trong giai đoạn thụ lý vụ án bao gồm: tiếp nhận, xử lý hồ sơ khởi kiện và tiến hành thủ tục thụ lý vụ án.
– Tiếp nhận, xử lý đơn khởi kiện.
Theo quy định tại Điều 166 BLTTDS, hồ sơ khởi kiện có thể được gửi cho Toà án qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Toà án. Khi nhận được hồ sơ khởi kiện, Thư ký Toà án phải ghi vào sổ nhận đơn. Một trong những căn cứ để Toà án giải quyết vụ án là việc khởi kiện phải còn trong thời hiệu khởi kiện, do đó, sổ nhận đơn phải ghi đúng thời điểm nhận đơn; nếu hồ sơ khởi kiện gửi qua bưu điện, thì phải ghi rõ ngày trên dấu bưu điện nơi gửi, đồng thời bao bì có dấu bưu điện phải được đính kèm trong hồ sơ khởi kiện.
Sau khi ghi vào sổ nhận đơn, Thư ký Toà án phải cấp hoặc gửi cho người khởi kiện giấy biên nhận về việc nhận đơn khởi kiện có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu Toà án nhận đơn.
Theo quy định tại Điều 165 BLTTDS, thì người khởi kiện phải gửi kèm theo đơn kiện tài liệu, chứng cứ để chứng minh cho những yêu cầu của mình là có căn cứ và hợp pháp. Căn cứ quy định này, khi nhận hồ sơ khởi kiện, Thư ký Toà án phải kiểm tra, ghi vào sổ nhận đơn và giấy biên nhận đầy đủ, chính xác loại, tên hoặc trích yếu của giấy tờ, tài liệu hoặc chứng cứ mà người khởi kiện gửi kèm theo.
Điều 167 BLTTDS quy định trong thời hạn năm ngày, kể từ ngày nhận đơn kiện, Toà án phải quyết định thụ lý vụ án hoặc chuyển đơn khởi kiện cho Toà án có thẩm quyền, hoặc trả lại đơn khởi kiện. Để thực hiện quy định nêu trên và để có cơ sở cho người có thẩm quyền xem xét quyết định việc thụ lý vụ án, Thư ký Toà án phải tiến hành ngay việc nghiên cứu đơn kiện, các tài liệu kèm theo và đề xuất việc xử lý đơn khởi kiện.
Để có nội dung đề xuất chính xác phương án xử lý đơn khởi kiện, Thư ký Toà án phải nắm vững các quy định của BLTTDS, hướng dẫn tại Nghị quyết số 01/2005/NQ-HĐTP ngày 31/3/2005, Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao và quy định của pháp luật nội dung về quan hệ tranh chấp.
Thực tiễn tố tụng cho thấy việc xác định thẩm quyền giải quyết vụ án của Toà án, thời hiệu khởi kiện, điều kiện khởi kiện thường có sai sót.
Nội dung đề xuất phải thể hiện rõ: đơn kiện và các tài liệu, chứng cứ gửi kèm theo đã đáp ứng được yêu cầu theo quy định tại Điều 164, Điều 165 BLTTDS hay chưa; có cần thiết phải yêu cầu người khởi kiện sửa chữa, bổ sung đơn kiện hay không; việc kiện có thuộc trường hợp phải trả lại đơn kiện hay không, có phải chuyển cho Toà án khác hay không; nếu trả lại đơn kiện, thì thuộc trường hợp nào, nếu chuyển cho Toà án khác, thì phải chỉ rõ là chuyển cho Toà án nào. Nếu đủ điều kiện thụ lý thì ghi đủ điều kiện thụ lý và đề nghị cho thụ lý vụ án.
– Tiến hành thủ tục thụ lý vụ án
Sau khi lãnh đạo toà án duyệt đủ điều kiện thụ lý, Thư ký Toà án tiến hành các thủ tục thụ lý vụ án. Thủ tục thụ lý vụ án bao gồm:
+ Thông báo nộp tiền tạm ứng án phí: Thư ký Toà án tạm tính số tiền tạm ứng án phí mà người khởi kiện phải nộp, gửi thông báo hoặc hướng dẫn trực tiếp cho người khởi kiện nộp tiền tạm ứng án phí tại cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền. Thông báo nộp tiền tạm ứng án phí phải ghi rõ thời hạn người khởi kiện phải thực hiện xong việc nộp tiền tạm ứng án phí.
+ Ghi sổ thụ lý vụ án. Khi người khởi kiện xuất trình biên lai nộp tiền tạm ứng án phí, thì Thư ký Toà án ghi sổ thụ lý vụ án.
+ Lập hồ sơ ban đầu. Sau khi ghi sổ thụ lý, Thư ký Toà án lập hồ sơ ban đầu gồm bìa hồ sơ vụ án (theo mẫu), đơn kiện và các tài liệu kèm theo. Bìa hồ sơ vụ án phải ghi số thụ lý, ngày thụ lý vụ án.
– Trong trường hợp lãnh đạo toà án phê duyệt không thụ lý mà trả lại đơn kiện, Thư ký Toà án soạn thảo văn bản thông báo trả lại đơn kiện.
Khi soạn thảo bản thông báo về việc trả lại đơn kiện, Thư ký Toà án phải căn cứ các quy định tại Điều 168 của BLTTDS và hướng dẫn tại mục 7, Phần I của Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, để ghi cụ thể lý do và điều khoản luật làm căn cứ trả lại đơn kiện.
Sau khi thông báo trả lại đơn kiện được Thẩm phán ký và đóng dấu, nếu người khởi kiện nộp đơn trực tiếp tại Toà án, thì Thư ký Toà án làm giấy mời, mời người khởi kiện đến Toà án để giao thông báo, trả lại đơn và các tài liệu kèm theo. Nếu người khởi kiện gửi đơn kiện qua bưu điện, thì Thư ký Toà án thực hiện thủ tục gửi thông báo trả lại đơn kiện, kèm theo đơn và các tài liệu cho người khởi kiện qua bưu điện.
Những lưu ý trong công tác thụ lý vụ án hôn nhân gia đình, kinh doanh thương mại và lao động.
* Trong vụ án hôn nhân gia đình:
Trong vụ án hôn nhân gia đình, thông thường, Toà án phải giải quyết ba mối quan hệ, là quan hệ hôn nhân, quan hệ con cái và quan hệ tài sản.
Thư ký Toà án phải lưu ý ba vấn đề sau đây:
Một là: Đối với việc ly hôn, các đương sự phải tự mình yêu cầu Toà án giải quyết, chứ không được uỷ quyền (khoản 3 Điều 73 BLTTDS);
Hai là: Nếu trước khi nộp đơn khởi kiện, người khởi kiện đã yêu cầu Toà án giải quyết việc ly hôn, và Toà án đã xử bác đơn xin ly hôn, thì đương sự chỉ được quyền tiếp tục khởi kiện xin ly hôn sau một năm, kể từ ngày bản án của Toà án không chấp nhận đơn xin ly hôn có hiệu lực pháp luật (điểm c khoản 10 Nghị quyết số 02/2000/NQ-HĐTP ngày 23/12/2000 của HĐTP TANDTC Hướng dẫn áp dụng một số quy định của Luật hôn nhân và gia đình năm 2000). Khi người vợ đang có thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi, thì người chồng không có quyền xin ly hôn (khoản 2 Điều 85 Luật hôn nhân và gia đình);
Bà là: Thông thường, khi khởi kiện, người khởi kiện phải gửi kèm theo đơn kiện các tài liệu sau đây: giấy tờ chứng minh danh tính của mình, địa chỉ, nơi cư trú, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh của con (nếu đã có con chung), giấy tờ chứng minh tài sản chung, tài sản riêng của vợ chồng và về các quyền, nghĩa vụ về tài sản khác, như công nợ (nếu có). Khi tiếp nhận, xử lý đơn khởi kiện, Thư ký Toà án phải kiểm tra và yêu cầu người khởi kiện nộp cho Toà án đủ các loại giấy tờ, tài liệu nêu trên.
* Trong vụ án kinh doanh – thương mại:
Trong các vụ án kinh doanh thương mại, Thư ký Toà án lưu ý một số vấn đề sau đây:
– Xác định quan hệ pháp luật tranh chấp và thẩm quyền của Toà án. Tranh chấp phát sinh trong hoạt động kinh doanh thương mại là tranh chấp giữa các bên là cá nhân, tổ chức có đăng ký kinh doanh và đều có mục đích lợi nhuận. Để có cơ sở kiểm tra, xử lý đơn kiện, Thư ký Toà án phải nghiên cứu nắm vững nội dung sửa đổi, bổ sung trong Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của BLTTDS và hướng dẫn tại mục 3 Phần I Nghị quyết số 01/2005/NQ-HĐTP ngày 31/3/2005 của HĐTP TANDTC.
– Các tài liệu, chứng cứ nộp kèm theo đơn kiện. Khi tiếp nhận đơn kiện, Thư ký Toà án phải kiểm tra và yêu cầu người khởi kiện nộp cho Toà án các tài liệu sau đây:
+ Giấy chứng nhận đăng lý kinh doanh, Giấy chứng nhận sửa đổi, bổ sung (nếu có); Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (đối với tổ chức kinh tế kinh doanh ngành nghề có điều kiện);
+ Điều lệ của pháp nhân;
+ Nếu là tranh chấp phát sinh từ hợp đồng, thì yêu cầu đương sự nộp hợp đồng, phụ lục hợp đồng (nếu có), các hoá đơn, chứng từ, biên bản đối chiếu công nợ, v.v.
– Khi thụ lý vụ án, phải xác định đúng tư cách tham gia tố tụng của đương sự. Cụ thể là:
+ Nếu quan hệ tranh chấp có một bên là doanh nghiệp tư nhân, thì nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án là chủ doanh nghiệp tư nhân (khoản 3 Điều 143 Luật doanh nghiệp);
+ Nếu quan hệ tranh chấp có một bên là pháp nhân, thì pháp nhân là nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Các tổ chức phụ thuộc pháp nhân, như Công ty, Xí nghiệp thành viên, Chi nhánh, v.v. (hạch toán phụ thuộc) không có tư cách là đương sự trong vụ án (Điều 73 BLTTDS, Điều 92 BLDS, tiểu mục 1.4, điểm c tiểu mục 1.5, mục 1 Phần I Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006, Công văn số 38/KHXX ngày 29/3/2007 của TANDTC).
+ Nếu quan hệ tranh chấp có một bên là hộ gia đình, thì nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan là chủ hộ gia đình (Điểu 107, khoản 5 Điều 141 BLDS);
+ Trong quan hệ tranh chấp mà doanh nghiệp phải giải thể do bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nhưng bị kiện vì chưa thực hiện các nghĩa vụ tài sản, thì người đại diện theo pháp luật, các thành viên (đối với Công ty TNHH); chủ sở hữu công ty đối với Công ty TNHH một thành viên; các thành viên Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh là bị đơn (khoản 6 Điều 158 Luật doanh nghiệp, khoản 6 Điều 46 Nghị định số 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006 của Chính phủ về đăng ký kinh doanh và cơ quan đăng lý kinh doanh);
+ Trường hợp thành viên của công ty khởi kiện Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc cổ đông khởi kiện Chủ tịch Hội đồng quản trị, thì Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị là bị đơn, nếu theo điều lệ của công ty, họ không phải người đại diện theo pháp luật của công ty; công ty là bị đơn, nếu theo điều lệ của công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty.
* Trong vụ án lao động:
Tranh chấp phát sinh trong lĩnh vực lao động là loại quan hệ tranh chấp có nhiều điểm đặc thù cả về chủ thể, nội dung tranh chấp và về điều kiện, thủ tục khởi kiện. Do đó, khi tiếp nhận và xử lý đơn kiện, Thư ký Toà án phải nắm vững các quy định của BLLĐ và các văn bản hướng dẫn thi hành BLLĐ.
– Xác định tranh chấp lao động thuộc thẩm quyền giải quyết của Toà án.
Hầu hết các tranh chấp lao động là tranh chấp phát sinh từ quan hệ hợp đồng lao động (HĐLĐ) giữa người lao động (NLĐ) với người sử dụng lao động (NSDLĐ). Khi khởi kiện, người khởi kiện phải xuất trình tài liệu, chứng cứ để chứng minh giữa các bên có quan hệ HĐLĐ.
Một số trường hợp khác: tranh chấp giữa NLĐ với doanh nghiệp, tổ chức đưa NLĐ đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài theo hợp đồng, thì giữa các bên có hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài; hoặc tranh chấp giữa NLĐ với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Tranh chấp lao động tập thể là tranh chấp giữa tập thể lao động với người sử dụng lao động. Do đó, khi tập thể lao động khởi kiện, thì phải do người có thẩm quyền của Ban chấp hành công đoàn cơ sở, hoặc BCH công đoàn lâm thời làm đại diện. Nếu NSDLĐ khởi kiện tập thể lao động, thì người khởi kiện phải nêu rõ trong đơn kiện đại diện của tập thể lao động bị kiện là BCH công đoàn cơ sở hay BCH công đoàn lâm thời; họ tên, địa chỉ của Chủ tịch BCH công đoàn.
– Kiểm tra điều kiện khởi kiện.
Thẩm quyền giải quyết TCLĐ của Toà án là loại thẩm quyền có điều kiện.
Đối với tranh chấp lao động (TCLĐ) cá nhân: một số loại việc tranh chấp bắt buộc phải qua hoà giải tại Hội đồng hoà giải lao động cơ sở, hoặc Hoà giải viên lao động của cơ quan lao động cấp huyện. Khi hoà giải không thành, vụ tranh chấp không được đưa ra hoà giải trong thời hạn quy định, hoặc đã hoà giải thành nhưng các bên không thực hiện, thực hiện không đúng nội dung đã thoả thuận trong biên bản hoà giải thành, thì các bên mới có quyền khởi kiện ra Toà án.
Một số loại việc tranh chấp không bắt buộc phải qua hoà giải (các bên có quyền đưa ra Toà án ngay sau khi xảy ra tranh chấp), gồm: tranh chấp về kỷ luật sa thải, đơn phương chấm dứt HĐLĐ, bồi thường thiệt hại giữa NLĐ với NSDLĐ, về trợ cấp khi chấm dứt HĐLĐ, tranh chấp giữa người giúp việc gia đình với NSDLĐ, về bảo hiểm xã hội giữa NLĐ đã nghỉ việc theo chế độ với NSDLĐ hoặc với cơ quan BHXH, giữa NSDLĐ với cơ quan BHXH, tranh chấp về bồi thường thiệt hại giữa NLĐ với doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Tuy nhiên, nếu các bên đã có yêu cầu hoà giải gửi Hội đồng hoà giải lao động cơ sở hoặc Hoà giải viên lao động, thì chỉ khi hoà giải không thành, vụ tranh chấp không được đưa ra hoà giải trong thời hạn quy định, hoặc đã hoà giải thành nhưng các bên không thực hiện, thực hiện không đúng nội dung đã thoả thuận trong biên bản hoà giải thành, thì các bên mới có quyền khởi kiện ra Toà án.
– Kiểm tra thời hiệu khởi kiện.
Thư ký Toà án căn cứ quy định tại Điều 167 BLLĐ để xác định thời hiệu khởi kiện. Việc xác định thời điểm bắt đầu tính thời hiệu khởi kiện trong vụ án lao động là rất phức tạp và thường có sai sót. Thư ký Toà án phải nghiên cứu nám vững nội dung hướng dẫn tại tiểu mục 2.2 mục 2 Phần IV Nghị quyết số 01/2005/NQ-HĐTP ngày 31/3/2005 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao.
– Xác định trường hợp phải nộp tiền tạm ứng án phí lao động.
Trong giải quyết TCLĐ, có nhiều trường hợp NLĐ được miễn nộp tiền tạm ứng án phí lao động. Theo quy định của khoản 3 Điều 166 BLLĐ, khoản 2 Điều 11 của Pháp lệnh về Án phí, lệ phí Toà án, thì: Người lao động khởi kiện đòi tiền lương, trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, tiền bồi thường về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; giải quyết những vấn đề bồi thường thiệt hại hoặc vì bị sa thải, chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.
Khi thông báo nộp tiền tạm ứng án phí, Thư ký Toà án cần nắm vững quy định nêu trên, để tránh trường hợp yêu cầu NLĐ phải nộp tiền tạm ứng án phí trái với quy định.
2.1.2. Kỹ năng của Thư ký Toà án trong giai đoạn hoà giải và chuẩn bị xét xử sơ thẩm vụ án dân sự.
2.1.2.1. Trong quá trình thu thập, xác minh chứng cứ, xây dựng hồ sơ vụ án
– Thông báo việc thụ lý vụ án
+ Soạn thảo, gửi thông báo việc thụ lý.
Khoản 1 Điều 174 BLTTDS quy định: “Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày thụ lý vụ án, Toà án phải thông báo bằng văn bản cho bị đơn, cá nhân, cơ quan, tổ chức có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc giải quyết vụ án, cho Viện kiểm sát cùng cấp về việc Toà án đã thụ lý vụ án”.
Căn cứ quy định nêu trên, ngày sau khi thụ lý vụ án, Thư ký Toà án phải nghiên cứu ngay hồ sơ khởi kiện để soạn thảo văn bản thông báo. Thông báo việc thụ lý vụ án được soạn theo Mẫu số 05, ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006.
+ Tiếp nhận văn bản trả lời thông báo và các tài liệu, chứng cứ do đương sự giao nộp. Khi người được thông báo gửi hoặc nộp văn bản trả lời và các tài liệu, chứng cứ, Thư ký Toà án phải ghi sổ, báo cáo Thẩm phán và đưa văn bản, tài liệu vào hồ sơ vụ án.
– Tham gia các hoạt động thu thập, xác minh chứng cứ
Việc áp dụng các biện pháp thu thập, xác minh chứng cứ do Thẩm phán quyết định và trực tiếp chỉ đạo và tuỳ thuộc vào phạm vi, nội dung những vấn đề cần phải làm rõ trong vụ án. Thư ký Toà án là người giúp Thẩm phán tiến hành các công việc chuẩn bị đồng thời trực tiếp tham gia để ghi chép biên bản.
+ Khi đương sự viết bản tự khai, Thư ký Toà án có trách nhiệm hướng dẫn cho đương sự viết và tiếp nhận bản tự khai của đương sự.
+ Khi lấy lời khai của đương sự, của người làm chứng, Thư ký Toà án có trách nhiệm ghi biên bản.
+ Khi xem xét, thẩm định tại chỗ, ngoài việc ghi biên bản với nội dung như quy định tại khoản 2 Điều 89 BLTTDS, Thư ký Toà án có trách nhiệm thực hiện các công việc chuẩn bị cho việc xem xét, thẩm định tại chỗ, như: soạn thảo Quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ và công văn gửi UBND, hoặc cơ quan, tổ chức nơi có đối tượng cần thẩm định, để Thẩm phán ký. Nội dung của Quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ được soạn thảo theo hướng dẫn tại mục 5 phần IV Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao và Mẫu số 01b ban hành kèm theo Nghị quyết này. Thư ký Toà án có trách nhiệm liên hệ với các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc thẩm định tại chỗ.
+ Khi cần trưng cầu giám định, định giá tài sản tranh chấp, uỷ thác thu thập chứng cứ hoặc yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ, Thư ký Toà án có trách nhiệm soạn thảo các văn bản, quyết định để Thẩm phán ký, chuyển giao văn bản, quyết định và liên hệ với các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan đến việc thu thập chứng cứ để tiếp nhận kết quả. Mẫu các quyết định được ban hành kèm theo Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao bao gồm:
Quyết định trưng cầu giám định theo Mẫu số 01c;
Quyết định định giá tài sản theo Mẫu số 01d;
Quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ theo Mẫu số 01đ;
Quyết định uỷ thác thu thập chứng cứ theo Mẫu số 01e.
2.1.2.2. Trong hoà giải vụ án dân sự
– Thông báo về việc hoà giải. Thư ký Toà án có trách nhiệm soạn thảo thông báo phiên hoà giải theo yêu cầu của Thẩm phán. Thông báo phiên hoà giải soạn thảo theo Mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006.
– Tại phiên hoà giải, Thư ký Toà án có trách nhiệm kiểm tra sự có mặt của những người tham gia hoà giải và báo cáo Thẩm phán chủ trì phiên hoà giải. Khi tiến hành phiên hoà giải, Thư ký Toà án có trách nhiệm ghi biên bản hoà giải. Biên bản hoà giải phải có đủ những nội dung quy định tại Điều 186 BLTTDS.
Trong trường hợp hoà giải thành, thì Thư ký Toà án lập biên bản hoà giải thành. Theo hướng dẫn tại mục 6 Phần II của Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006 và Công văn số 107/KHXX ngày 23/6/2006 của Toà án nhân dân tối cao, khi lập biên bản hoà giải thành cần chú ý một số điểm sau đây:
Một là: biên bản hoà giải thành là biên bản được trích từ biên bản hoà giải có nội dung thoả thuận của các bên. Do đó, biên bản hoà giải thành chỉ cần ghi là căn cứ vào biên bản hoà giải, mà không cần phải ghi đầy đủ diễn biến của phiên hoà giải.
Hai là: phần cuối của biên bản phải ghi quyền của các bên liên quan được quyền thay đổi nội dung đã thoả thuận với nhau; sau thời hạn 7 ngày, kể từ ngày lập biên bản, nếu không có ai thay đổi, thì Toà án sẽ ra quyết định công nhận sự thoả thuận của các đương sự.
Ba là: biên bản phải có đủ chữ ký của Thẩm phán chủ trì phiên hoà giải, Thư ký Toà án ghi biên bản, các đương sự tham gia hoà giải; biên bản phải được đóng dấu Toà án.
Bốn là: Hết thời hạn 7 ngày, kể từ ngày lập biên bản, nếu không có ai thay đổi, thì Thư ký Toà án soạn thảo Quyết định công nhận sự thoả thuận của các đương sự trình Thẩm phán ký và gửi cho các bên, cho Viện kiểm sát và cơ quan thi hành án dân sự. Quyết định công nhận sự thoả thuận của đương sự được soạn thảo theo Mấu số 09 ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006.
2.1.2.3. Chuẩn bị cho việc mở phiên toà
– Chuẩn bị dự thảo Quyết định đưa vụ án ra xét xử, giấy triệu tập. Nếu hoà giải không thành và không có căn cứ để tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án, thì trong thời hạn được quy định tại khoản 1 Điều 179 BLTTDS, Thẩm phán phải ra Quyết định đưa vụ án ra xét xử. Thư ký Toà án có trách nhiệm soạn thảo Quyết định đưa vụ án ra xét xử theo Mẫu số 12 ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006. Trên cơ sở Quyết định đưa vụ án ra xét xử, Thư ký Toà án làm giấy triệu tập tham gia phiên toà do Thẩm phán ký và tống đạt Quyết định đưa vụ án ra xét xử cho các đương sự và Viện kiểm sát cùng cấp, tống đạt giấy triệu tập cho những người được triệu tập tham gia phiên toà.
– Liên hệ mời Hội thẩm nhân dân và bố trí thời gian, địa điểm để Hội thẩm nghiên cứu hồ sơ vụ án.
Sau khi đã tống đạt Quyết định đưa vụ án ra xét xử và giấy triệu tập tham gia phiên toà, Thư ký Toà án phải kiểm tra lại việc tống đạt. Nếu phát hiện việc tống đạt không hợp lệ hoặc không có kết quả, Thư ký Toà án phải báo cáo ngay với Thẩm phán đồng thời thực hiện việc tống đạt lại.
Nếu có yêu cầu xin hoãn phiên toà, hoặc các trường hợp khác mà đương sự, Luật sư không thể tham gia phiên toà, Thư ký Toà án phải báo cáo ngay với Thẩm phán để xử lý.
Nếu phiên toà sơ thẩm có sự tham gia của Viện kiểm sát nhân dân, thì Thư ký Toà án phải chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nghiên cứu theo quy định tại Điều 21 BLTTDS (chú ý là đã có sửa đổi, bổ sung năm 2011).
2.1.3. Kỹ năng của Thư ký Toà án tại phiên toà dân sự sơ thẩm
Tại phiên toà, Thư ký Toà án phải thực hiện một số nhiệm vụ sau đây:
– Kiểm tra phòng xử án trước khi bắt đầu phiên toà.
– Kiểm tra sự có mặt của những người được triệu tập tham gia phiên toà.
– Ổn định trật tự phòng xử án, phổ biến nội quy phiên toà.
– Sau khi Chủ toạ phiên toà tuyên bố khai mạc phiên toà, Thư ký Toà án báo cáo Hội đồng xét xử kết quả triệu tập tham gia phiên toà; nêu rõ ràng, cụ thể những người có mặt, người vắng mặt và lý do vắng mặt để Hội đồng xét xử xem xét, quyết định.
– Ghi biên bản phiên toà. Biên bản phiên toà được ghi theo Mẫu số 13 ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP ngày 12/5/2006.
– Thực hiện các công việc theo sự điều khiển của Chủ toạ phiên toà
Trong quá trình Hội đồng xét xử tiến hành xét xử vụ án, ngoài công việc chủ yếu là ghi biên bản phiên toà, Thư ký Toà án còn có trách nhiệm quan sát diễn biến trong phòng xử án, kịp thời báo cáo Chủ toạ phiên toà khi phát hiện có hiện tượng có thể ảnh hưởng đến hoạt động xét xử; tiếp nhận, chuyển tài liệu, chứng cứ khi Thẩm phán yêu cầu.
2.1.4. Kỹ năng của Thư ký Toà án sau phiên toà sơ thẩm.
– Hoàn tất thủ tục sau phiên xử
+ Kiểm tra biên bản phiên toà, sửa chữa, bổ sung biên bản nếu Thẩm phán yêu cầu.
+ Báo cáo Thẩm phán chủ toạ phiên toà về yêu cầu sửa chữa, bổ sung biên bản phiên toà của đương sự.
+ Sắp xếp hồ sơ vụ án, hoàn thiện bản án, quyết định.
+ Cấp trích lục bản án, quyết định.
– Tiếp nhận và xử lý đơn kháng cáo, quyết định kháng nghị
Đối với việc kháng cáo: khi nhận được đơn kháng cáo, Thư ký Toà án thực hiện quy trình xử lý giống như nhận đơn khởi kiện là ghi sổ nhận đơn, cấp cho người kháng cáo giấy báo nhận đơn kháng cáo; sau đó, tiến hành nghiên cứu, đề xuất để Thẩm phán quyết định. Việc nghiên cứu, xử lý đơn kháng cáo tập trung vào ba vấn đề chủ yếu là quyền kháng cáo, nội dung đơn kháng cáo và thời hạn kháng cáo.
+ Về quyền kháng cáo: Thư ký Toà án phải nghiên cứu và nắm vững các quy định tại Điều 243 BLTTDS và hướng dẫn tại Phần I Nghị quyết số 05/2006/NQ-HĐTP ngày 4/8/2006 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC để xác định người kháng cáo có quyền kháng cáo hay không.
Điều 243 BLTTDS quy định “Đương sự, người đại diện của đương sự …” có quyền làm đơn kháng cáo bản án, quyết định … Mà người đại diện của đương sự thì có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc theo uỷ quyền. Do đó, nếu người kháng cáo xuất trình hoặc gửi kèm đơn kháng cáo văn bản của đương sự uỷ quyền cho người kháng cáo được quyền kháng cáo hoặc được quyền đại diện tham gia tố tụng trong cả quá trình giải quyết vụ án, thì được coi là người kháng cáo có quyền kháng cáo.
Nếu người kháng cáo không có quyền kháng cáo, thì Thư ký Toà án đề xuất với Thẩm phán, kèm theo văn bản thông báo trả lại đơn kháng cáo để Thẩm phán xem xét, quyết định.
+ Về đơn kháng cáo: Đơn kháng cáo phải được làm theo quy định của Điều 244 BLTTDS và Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị quyết số 05/2006/NQ-HĐTP ngày 4/8/2006 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC. Thư ký căn cứ vào quy định nêu trên để xem đơn kháng cáo đương sự làm đúng hay không.
Nếu đơn kháng cáo làm không đúng quy định, thì Thư ký Toà án căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 246 BLTTDS để yêu cầu đương sự sửa chữa, bổ sung đơn kháng cáo. Thông báo yêu cầu sửa chữa, bổ sung đơn kháng cáo phải ấn định thời hạn sửa chữa, bổ sung là không quá năm ngày làm việc, kể từ ngày họ nhận được thông báo yêu cầu sửa chữa, bổ sung.
Nếu nội dung kháng cáo không thuộc giới hạn của việc kháng cáo, thì Thư ký Toà án đề xuất với Thẩm phán, kèm theo văn bản thông báo trả lại đơn kháng cáo để Thẩm phán xem xét, quyết định.
Nếu người kháng cáo nộp hoặc gửi kèm theo đơn kháng cáo các tài liệu, chứng cứ để chứng minh cho yêu cầu kháng cáo, thì Thư ký Toà án ghi tên, đặc điểm của các tài liệu đó vào giấy báo nhận đơn kháng cáo. Trường hợp sau khi đã nộp đơn kháng cáo, người kháng cáo mới gửi hoặc nộp cho Toà án tài liệu, chứng cứ, thì Thư ký Toà án tiếp nhận, xử lý và cấp cho người kháng cáo giấy biên nhận theo hướng dẫn tại nghị Quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 của HĐTP TANDTC.
+ Về thời hạn kháng cáo: Thư ký Toà án căn cứ quy định tại Điều 245 BLTTDS và hướng dẫn tại Mục 3, Phần I Nghị quyết số 05/2006/NQ-HĐTP để xác định việc kháng cáo có trong thời hạn quy định hay không. Nếu kháng cáo quá hạn, thì Thư ký Toà án phải yêu cầu người kháng cáo trình bày bằng văn bản về lý do nộp đơn kháng cáo quá hạn và xuất trình tài liệu, chứng cứ (nếu có) để chứng minh việc nộp đơn kháng cáo quá hạn là có lý do chính đáng. Sau khi đương sự trình bày lý do và xuất trình tài liệu chứng cứ, Thư ký báo cáo để Thẩm phán xem xét, quyết định. Nếu người kháng cáo có quyền kháng cáo, nội dung kháng cáo thuộc giới hạn kháng cáo và không có việc kháng cáo khác (tức là chỉ có trường hợp kháng cáo quá hạn), thì Thư ký đề xuất việc gửi hồ sơ kháng cáo (gồm đơn kháng cáo, văn bản giải trình việc nộp đơn kháng cáo quá hạn và các tài liệu, chứng cứ chứng minh lý do nộp đơn kháng cáo quá hạn) cho Toà án cấp phúc thẩm.
Nếu kháng cáo được Thẩm phán xác định là hợp lệ, đủ điều kiện thụ lý, thì Thư ký Toà án thông báo cho người kháng cáo nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm theo quy định của Pháp lệnh Án phí, lệ phí Toà án. Khi người kháng cáo xuất trình biên lai nộp tiền tạm ứng án phí, thì Thư ký Toà án soạn thảo Thông báo việc kháng cáo để Thẩm phán ký.
Đối với việc kháng nghị: Nếu có kháng nghị của Viện kiểm sát, thì Thư ký Toà án tiếp nhận, kiểm tra thời hạn kháng nghị và báo cáo Thẩm phán xem xét. Sau khi có ý kiến của Thẩm phán, Thư ký Toà án làm Thông báo về việc kháng nghị, giống như trường hợp kháng cáo.
Nếu có kháng cáo, hoặc kháng nghị và đã hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị, thì Thư ký Toà án chuẩn bị hồ sơ vụ án, báo cáo Thẩm phán để chuyển hồ sơ vụ án cùng các tài liệu liên quan đến việc kháng cáo, kháng nghị cho Toà án cấp phúc thẩm.
Nếu vụ án không có kháng cáo, kháng nghị, hoặc kháng cáo quá hạn không được chấp nhận, thì Thư ký Toà án chuyển hồ sơ sang lưu trữ.
2.2. Tại Toà án cấp phúc thẩm
2.2.1. Thụ lý vụ án
Khi nhận được hồ sơ vụ án do Toà án cấp sơ thẩm chuyển đến, Thư ký Toà án nhận, kiểm tra kỹ hồ sơ vụ án và các tài liệu liên quan đến việc kháng cáo, kháng nghị; vào sổ thụ lý phúc thẩm sau đó báo cáo lãnh đạo Toà án cấp phúc thẩm để phân công Thẩm phán và thành lập Hội đồng xét xử phúc thẩm.
2.2.2. Chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát
Theo quy định của Điều 262 BLTTDS, sau khi thụ lý vụ án, Toà án cấp phúc thẩm phải chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát cùng cấp nghiên cứu.
Theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 03/2005/TTLT-VKSNDTC-TANDTC ngày 01/9/2005, thì Toà án cấp phúc thẩm chỉ chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát cùng cấp nghiên cứu đối với các vụ án mà Viện kiểm sát phải tham gia phiên toà. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 21 và Điều 262 BLTTDS đã được sửa đổi, bổ sung thì Viện kiểm sát tham gia tất cả các vụ việc phúc thẩm nên trong mọi trường hợp,Thư ký Toà án đều phải báo cáo Thẩm phán được phân công làm Chủ tọa phiên toà về việc chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát.
Thời hạn nghiên cứu hồ sơ của Viện kiểm sát là 15 ngày, do đó khi hết thời hạn nghiên cứu hồ sơ vụ án, Thư ký Toà án có trách nhiệm liên hệ yêu cầu Viện kiểm sát chuyển trả lại hồ sơ vụ án để chuẩn bị cho việc xét xử phúc thẩm.
2.2.3. Làm thủ tục triệu tập tham gia phiên toà
Sau khi có Quyết định đưa vụ án ra xét xử phúc thẩm, Thư ký Toà án làm Giấy triệu tập tham gia phiên toà để Thẩm phán chủ toạ phiên toà ký, sau đó tống đạt giấy triệu tập cho những người được triệu tập.
2.2.4. Tại phiên toà phúc thẩm
Nhiệm vụ và kỹ năng của Thư ký Toà án tại phiên toà dân sự phúc thẩm giống như tại phiên toà dân sự sơ thẩm. Biên bản phiên toà phúc thẩm được ghi theo mẫu ban hành kèm theo Nghị quyết đố 05/2006/NQ-HĐTP ngày 04/8/2006.
2.3.5. Sau khi kết thúc phiên toà
– Thư ký Toà án kiểm tra biên bản phiên toà, trình Thẩm phán chủ toạ phiên toà ký biên bản.
– Ghi sổ kết quả xét xử phúc thẩm, sắp xếp hồ sơ vụ án.
– Trình Hội đồng xét xử ký bản án và phát hành bản án theo quy định tại Điều 281 BLTTDS.
Nếu Toà án cấp tỉnh xét xử phúc thẩm, thì thời hạn gửi bản án phúc thẩm là mười lăm ngày. Nếu Toà phúc thẩm TANDTC xét xử phúc thẩm, thì thời hạn gửi bản án phúc thẩm là không quá hai mươi lăm ngày, kể từ ngày kể từ ngày ra bản án.

III. KỸ NĂNG CỦA THƯ KÝ TOÀ ÁN TRONG VỤ ÁN HÀNH CHÍNH

Trình tự tố tụng trong giải quyết vụ án hành chính về cơ bản cũng giống như trình tự giải quyết vụ án dân sự, tức là cũng bao gồm các giai đoạn khởi kiện, thụ lý vụ án, chuẩn bị xét xử và xét xử vụ án tại toà án cấp sơ thẩm, phúc thẩm.
Sự khác biệt giữa tố tụng hành chính với tố tụng dân sự thể hiện chủ yếu ở các bước tiến hành tố tụng và các hoạt động tố tụng cụ thể trong mỗi giai đoạn tố tụng; và sự khác biệt đó xuất phát từ tính đặc thù về đối tượng của quyền tài phán hành chính, là quyết định hành chính, hành vi hành chính.
Với chức năng của mình, Thư ký Toà án vừa là người thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo sự phân công của Chánh án Toà án và khi được phân công tiến hành tố tụng trong vụ án hành chính, Thư ký Toà án giúp việc cho Thẩm phán trong quá trình tiến hành tố tụng đối với vụ án. Dù với tư cách nào, thì những việc mà Thư ký Toà án phải thực hiện trong vụ án hành chính, nhìn chung cũng giống như trong các loại vụ án khác; và được phân chia theo các giai đoạn tiến hành tố tụng.
3.1. Kỹ năng của Thư ký Toà án trong thụ lý vụ án hành chính.
Những công việc mà Thư ký Toà án phải thực hiện trong giai đoạn thụ lý vụ án hành chính cũng bao gồm: tiếp nhận, xử lý hồ sơ khởi kiện và tiến hành thủ tục thụ lý vụ án.
– Tiếp nhận, xử lý hồ sơ khởi kiện.
Theo quy định tại Điều 106 Luật tố tụng hành chính (LTTHC), hồ sơ khởi kiện có thể được gửi cho Toà án qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Toà án. Việc tiếp nhận, xem xét, xử lý hồ sơ khởi kiện, tiến hành các thủ tục thụ lý vụ án hành chính được thực hiện tương tự như đối với vụ án dân sự.
Để xử lý tốt hồ sơ khởi kiện vụ án hành chính, trước hết Thư ký Toà án phải nắm vững đặc điểm của tố tụng hành chính. Tố tụng hành chính là pháp luật quy định về trình tự, thủ tục tài phán Toà án đối với các tranh chấp hành chính giữa công quyền với cá nhân, tổ chức, nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước.
Đối tượng của tài phán hành chính là quyết định hành chính, hành vi hành chính (khoản 1, 2 Điều 3 LTTHC).
Khi nhận được hồ sơ khởi kiện của người khởi kiện, Thư ký Toà án phải kiểm tra các điều kiện khởi kiện, như quyền khởi kiện (Điều 103 LTTHC), thẩm quyền của Toà án (Điều 28 đến Điều 31 LTTHC), thời hiệu khởi kiện (Điều 104 LTTHC), đơn kiện (Điều 105 LTTHC) và các tài liệu chứng cứ kèm theo đơn kiện.
Lưu ý: Luật tố tụng hành chính năm 2010 có nhiều quy định mới so với Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính năm 1996; đặc biệt là các quy định về quyền khởi kiện, điều kiện khởi kiện và thẩm quyền của Toà án. Do đó, để xử lý hồ sơ khởi kiện và đề xuất xử lý chính xác, Thư ký Toà án cần nghiên cứu nắm vững các quy định của LTTHC, Nghị quyết số 56/2010/QH12 ngày 24/11/2010 của Quốc hội, Nghị quyết số 01/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 và Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC hướng dẫn thi hành Nghị quyết của Quốc hội và hướng dẫn thi hành LTTHC.
Một trong những nội dung mới và rất quan trọng của LTTHC so với Pháp lệnh năm 1996 là quy định về đối tượng khởi kiện tại Điều 28 của LTTHC. Theo quy định của Điều 28 LTTHC, đối tượng khởi kiện vụ án hành chính là quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định giải quyết khiếu nại về quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh. Để xác định đúng quyết định hành chính, hành vi hành chính là đối tượng khởi kiện, Thư ký Toà án nhất thiết phải nghiên cứu, nắm vững nội dung hướng dẫn tại Điều 1 Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC.
Trong trường hợp nhận thấy đơn kiện chưa đáp ứng yêu cầu, Thư ký Toà án cần báo cáo ngay với Chánh án đề xuất việc yêu cầu người khởi kiện sửa chữa, bổ sung đơn kiện; đồng thời căn cứ vào quy định của khoản 1 Điều 105 và hướng dẫn tại Điều 13 của Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP để soạn thảo văn bản yêu cầu người khởi kiện sửa chữa, bổ sung đơn kiện.
3.2. Kỹ năng của Thư ký Toà án trong giai đoạn chuẩn bị xét xử
Sau khi được phân công giải quyết vụ án hành chính, Thẩm phán tiến hành các công tác chuẩn bị, như lập hồ sơ vụ án, nghiên cứu hồ sơ vụ án và chuẩn bị các điều kiện đảm bảo khác cho việc xét xử vụ án tại phiên toà.
Điều 113 của LTTHC quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Thẩm phán khi lập hồ sơ vụ án là: thông báo về việc thụ lý vụ án, yêu cầu đương sự giao nộp tài liệu chứng cứ, xác minh, thu thập chứng cứ.
Quá trình tiến hành tố tụng, Thư ký Toà án giúp Thẩm phán thực hiện các hoạt động tố tụng thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Thẩm phán, khi được Thẩm phán yêu cầu. Những hoạt động tố tụng mà Thư ký Toà án có thể được Thẩm phán phân công thực hiện bao gồm:
– Thông báo về việc thụ lý vụ án: Thư ký Toà án căn cứ quy định tại Điều 114 LTTHC để soạn thảo Thông báo về việc thụ lý vụ án, gửi cho người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan và Viện kiểm sát cùng cấp.
Kỹ năng soạn thảo Thông báo về việc thụ lý vụ án trong vụ án hành chính, trách nhiệm và tác nghiệp của Thư ký Toà án sau khi gửi thông báo cũng được thực hiện như đối với giải quyết vụ án dân sự.
– Yêu cầu đương sự giao nộp chứng cứ: Để có đủ chứng cứ làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án hành chính, Thẩm phán sẽ phải yêu cầu đương sự giao nộp những tài liệu chứng cứ cần thiết; hoặc đương sự đã giao nộp chứng cứ, nhưng chưa đủ, thì Thẩm phán yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung chứng cứ.
Thư ký Toà án soạn thảo Thông báo về việc giao nộp chứng cứ hoặc Thông báo giao nộp bổ sung chứng cứ để Thẩm phán ký. Khi soạn thảo văn bản thông báo, Thư ký phải căn cứ quy định tại Điều 72 của LTTHC để xác định trách nhiệm cung cấp chứng cứ và các loại tài liệu, chứng cứ mà người khởi kiện, người bị kiện hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có nghĩa vụ phải cung cấp.
– Xác minh, thu thập chứng cứ: Theo quy định tại khoản 2, 3 của Điều 78 LTTHC, nếu thấy cần thiết, hoặc theo yêu cầu của đương sự khi họ không thể tự xác minh thu thập được chứng cứ, hoặc theo yêu cầu của Viện kiểm sát nhân dân, Thẩm phán sẽ tiến hành việc xác minh thu thập, chứng cứ. Các biện pháp xác minh, thu thập chứng cứ trong vụ án hành chính cũng giống như trong vụ án dân sự.
Kỹ năng của Thư ký Toà án trong quá trình xác minh thu thập chứng cứ đối với vụ án hành chính cũng giống như đối với vụ án dân sự.
– Bảo quản, chuyển giao hồ sơ vụ án: Thư ký Toà án có trách nhiệm bảo quản hồ sơ vụ án và chuyển giao hồ sơ vụ án theo yêu cầu của Thẩm phán. Riêng đối với việc chuyển giao hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát, thì căn cứ quy định tại Điều 23 và Điều 124 LTTHC, Thư ký Toà án phải chuẩn bị hồ sơ vụ án và chuyển cho Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp cùng với việc gửi Quyết định đưa vụ án ra xét xử; thời hạn nghiên cứu hồ sơ vụ án của Viện kiểm sát là 15 ngày.
– Soạn thảo Quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án hành chính, Quyết định đưa vụ án ra xét xử. Khi có căn cứ để tạm đình chỉ giải quyết vụ án theo quy định tại Điều 118 hoặc đình chỉ giải quyết vụ án theo quy định tại Điều 120 LTTHC, hoặc khi không có căn cứ để tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án, Toà án sẽ ra Quyết định tạm đình chỉ hoặc Quyết định đình chỉ giải quyết vụ án hành chính, hoặc Quyết định đưa vụ án ra xét xử. Theo sự phân công của Thẩm phán, Thư ký tiến hành soạn thảo các quyết định nói trên. Kỹ năng soạn thảo và ban hành các quyết định cũng giống như trong vụ án dân sự.
3.3. Kỹ năng của Thư ký Toà án tại phiên toà hành chính sơ thẩm
– Khi khai mạc phiên toà
Những việc Thư ký Toà án phải làm trước và sau khi khai mạc phiên toà, trong vụ án hành chính cũng giống như trong vụ án dân sự. Cần lưu ý là trong vụ án hành chính, người đại diện của người bị kiện tham gia tố tụng thường là người có chức vụ trong cơ quan, tổ chức hành chính. Do đó, khi kiểm tra sự có mặt của những người được triệu tập tham gia phiên toà, Thư ký Toà án phải nắm được chính xác họ tên, chức vụ và tư cách tham gia tố tụng của người đó để báo cáo Hội đồng xét xử sau khi Chủ toạ khai mạc phiên toà.
– Ghi biên bản phiên toà: Biên bản phiên toà được ghi theo quy định của Điều 140 LTTHC.
Ngoài những yêu cầu chung của việc ghi biên bản phiên toà như trong vụ án dân sự, Thư ký Toà án cần lưu ý nắm vững hướng dẫn tại Điều 16 Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC về trường hợp Hội đồng xét xử quyết định cho tạm ngừng phiên toà theo quy định của Điều 126 LTTHC. Quá trình ghi biên bản phiên toà, khi có diễn biến có thể dẫn đến việc phải tạm ngừng phiên toà, Thư ký Toà án phải ghi kịp thời, đầy đủ diễn biến đó, ghi đầy đủ yêu cầu của người khởi kiện, người bị kiện, hoặc người tham gia tố tụng khác và ý kiến của Hội đồng xét xử về việc tạm ngừng phiên toà.
– Sau phiên toà
Kỹ năng của Thư ký Toà án sau phiên toà hành chính sơ thẩm về cơ bản cũng giống như trong vụ án dân sự. Đối với vụ án hành chính, Thư ký Toà án phải lưu ý một số nội dung sau:
+ Về việc cấp trích lục án, bản án quy định tại Điều 166 LTTHC; cụ thể là:
Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc phiên toà, đương sự được Toà án cấp trích lục bản án.
Trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày tuyên án, Toà án phải cấp, gửi bản án cho đương sự, Viện kiểm sát cùng cấp.
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị mà không có kháng cáo, kháng nghị, Toà án cấp, gửi bản án đã có hiệu lực pháp luật cho các đương sự, Viện kiểm sát cùng cấp, cơ quan thi hành án dân sự cùng cấp, cơ quan cấp trên trực tiếp của người bị kiện.
+ Xem xét đơn kháng cáo: khi nhận đơn kháng cáo, Thư ký Toà án phải kiểm tra việc kháng cáo có hợp lệ hay không; chú ý quy định về quyền kháng cáo, nội dung đơn kháng cáo và thời hạn kháng cáo quy định tại các Điều 174 đến Điều 177 LTTHC và hướng dẫn tại Điều 20 Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC.
Việc xử lý trường hợp người kháng cáo nộp đơn kháng cáo quá thời hạn quy định thực hiện như trong vụ án dân sự.
+ Về việc gửi hồ sơ vụ án và kháng cáo, kháng nghị cho Toà án cấp phúc thẩm. Trong tố tụng dân sự, theo quy định của Điều 255 BLTTDS, thì Toà án cấp sơ thẩm phải gửi hồ sơ vụ án, kháng cáo, kháng nghị và các tài liệu, chứng cứ kèm theo cho Toà án cấp phúc thẩm trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị (nếu người kháng cáo không phải nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm), hoặc kể từ ngày người kháng cáo nộp cho Toà án cấp sơ thẩm biên lai nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm.
Trong tố tụng hành chính, Điều 186 LTTHC quy định thời hạn gửi hồ sơ vụ án, đơn kháng cáo, quyết định kháng nghị và các tài liệu chứng cứ cho Toà án cấp phúc thẩm, cũng là năm ngày làm việc, nhưng thời hạn năm ngày làm việc được tính kể từ:
Ngày người kháng cáo nộp đơn kháng cáo cho Toà án cấp sơ thẩm, nếu người kháng cáo được miễn hoặc không phải nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm;
Ngày người kháng cáo xuất trình biên lai nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm, nếu người kháng cáo phải nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm;
Ngày Toà án cấp sơ thẩm nhận được quyết định kháng nghị của Viện kiểm sát.
3.4. Kỹ năng của Thư ký Toà án tại Toà án cấp phúc thẩm.
Kỹ năng của Thư ký Toà án tại Toà án cấp phúc thẩm trong vụ án hành chính, về cơ bản cũng giống như trong vụ án dân sự, như thụ lý vụ án, chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nghiên cứu, chuẩn bị cho việc mở phiên toà phúc thẩm, thực hiện nhiệm vụ tại phiên toà phúc thẩm và sau phiên toà phúc thẩm.
Một số nội dung cần lưu ý trong vụ án hành chính:
– Theo quy định của Điều 180 và Điều 184 LTTHC, người được thông báo về việc kháng cáo, kháng nghị có quyền gửi ý kiến bằng văn bản của mình cho Toà án cấp phúc thẩm. Do đó, sau khi thụ lý vụ án ở cấp phúc thẩm, khi đương sự gửi hoặc nộp cho Toà án văn bản ghi ý kiến của họ, Thư ký Toà án tiếp nhận, nghiên cứu sơ bộ nội dung văn bản ghi ý kiến của đương sự, trình Thẩm phán xem xét và đưa vào hồ sơ vụ án.
– Theo quy định tại Điều 189 LTTHC, trước khi mở phiên toà hoặc tại phiên toà phúc thẩm, người kháng cáo, Viện kiểm sát kháng nghị, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến kháng cáo kháng nghị, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự có quyền bổ sung chứng cứ mới.
Toà án có thể tự mình hoặc theo yêu cầu của đương sự tiến hành xác minh chứng cứ mới.
Căn cứ quy định nêu trên, trước khi mở phiên toà phúc thẩm, nếu có đương sự hoặc Viện kiểm sát nộp hoặc gửi cho Toà án chứng cứ mới, Thư ký Toà án tiếp nhận, kiểm tra, ghi sổ, cấp giấy biên nhận cho đương sự và báo cáo ngay với Thẩm phán chủ toạ phiên toà; sau đó, đánh số bút lục và đưa vào hồ sơ vụ án.
Trong trường hợp Thẩm phán phân công tiến hành xác minh chứng cứ hoặc tham gia việc xác minh chứng cứ, thì Thư ký Toà án thực hiện công tác chuẩn bị cần thiết theo yêu cầu của Thẩm phán chủ toạ phiên toà.
– Gửi bản án phúc thẩm: theo quy định tại Điều 208 LTTHC, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ra bản án phúc thẩm, Toà án cấp phúc thẩm phải gửi bản án phúc thẩm cho các đương sự, Toà án, Viện kiểm sát đã giải quyết vụ án ở cấp sơ thẩm, Viện kiểm sát cùng cấp, cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền và cơ quan cấp trên trực tiếp của người bị kiện. (Trong tố tụng dân sự, thời hạn này không quá 15 ngày đối với trường hợp TAND cấp tỉnh xử phúc thẩm và không quá 25 ngày đối với trường hợp Toà phúc thẩm TANDTC xét xử phúc thẩm).

Kết luận:

– Thư ký Toà án là một chức danh tư pháp, thực hiện công vụ tại Toà án cấp sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm, theo sự phân công của Chánh án hoặc Chánh toà. Tuy nhiên, trong thực tế tổ chức và hoạt động của các Toà án cấp giám đốc thẩm, thì chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Toà án do các Thẩm tra viên thực hiện. Phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Thẩm tra viên có khác so với Thư ký Toà án. Kỹ năng của Thẩm tra viên sẽ được nghiên cứu trong chuyên đề riêng.
– Khi được phân công tham gia giải quyết vụ án, Thư ký Toà án là người tiến hành tố tụng; nhiệm vụ, quyền hạn của Thư ký Toà án do pháp luật tố tụng quy định. Tiến hành tố tụng trong vụ án, với chức năng là người giúp việc cho Thẩm phán và Hội đồng xét xử, Thư ký Toà án có nghĩa vụ thực hiện các công việc theo sự phân công, điều hành của Thẩm phán và phải báo cáo Thẩm phán kết quả thực hiện công việc được phân công.
– Tại Toà án cấp sơ thẩm và Toà án cấp phúc thẩm, nhiệm vụ và kỹ năng của Thư ký Toà án về cơ bản là giống nhau. Sự khác nhau chủ yếu là về phạm vi, nội dung các tác nghiệp cụ thể và do tính chất của mỗi cấp xét xử quy định.
– Trong vụ án dân sự và vụ án hành chính, nhiệm vụ, kỹ năng của Thư ký Toà án về cơ bản cũng giống nhau. Sự khác nhau về nhiệm vụ, kỹ năng của Thư ký Toà án, chủ yếu cũng là khác nhau về nội dung công việc cụ thể, do đối tượng của xét xử dân sự và xét xử hành chính quy định.